Agile werken en mindfulness

Mindfulness is heel goed toepasbaar in een Agile werkomgeving en is zeer behulpzaam voor teams die werken met Agile. In dit blog lees je wat meer over Agile en mindfulness en hoe deze 2 elkaar kunnen versterken. Daarnaast 4 praktische tips om mindfulness direct in de Agile werkpraktijk toe te passen. 

Agile werken

Agile is van oorspronkelijk afkomstig uit software-ontwikkeling en IT sector, maar is nu bezig aan een opmars binnen allerlei bedrijven. De kern van Agile werken is dat er een aantal principes en methodieken worden toegepast, die ervoor zorgen dat er op een behendige en flexibele manier wordt omgegaan met veranderende omstandigheden. Het belang van de klant staat hierbij centraal.

In plaats van het vermijden van verandering, verwelkomt Agile verandering en staat het eindresultaat nooit helemaal vast. Om snel en effectief mee te kunnen bewegen met verandering wordt er kort en cyclisch gewerkt. De benadering wordt met succes toegepast in eenvoudige, maar ook in meer complexe en langdurige projecten bij allerlei organisaties. Agile vraagt veel van medewerkers: oude patronen en werkwijzen worden losgelaten om snel in te kunnen spelen op actuele situaties en vragen. Dit vraagt veel van de creativiteit, flexibiliteit, (multidisciplinaire) samenwerking, het nemen van verantwoordelijkheid en open communicatie. Mindfulness kan Agile hierbij op verschillende manieren ondersteunen. 

Mindfulness in de Agile praktijk

De kern van mindfulness in de werkcontext is kortweg het managen van de aandacht. In plaats van functioneren op de automatische piloot is mindfulness een bewuste vorm van aandacht en functioneren. Mindfulness bestaat grofweg uit 2 verschillende aspecten. Focus is het vermogen om aandachtig bezig te zijn met een taak zonder direct mee te gaan in allerlei afleidingen die voorbijkomen. Gewaarzijn is een meer open- en perifere vorm van aandacht die ervoor zorgt dat je open staat voor informatie en oog hebt voor je omgeving. Je zou kunnen zeggen dat mindfulness het optimum is tussen aandacht en gewaarzijn. Enerzijds ben je in staat om goed gefocust te kunnen werken, maar daarbij houdt je feeling met de bredere context van de omgeving. Daarnaast leert mindfulness je om te schakelen tussen een meer op doen gerichte modus en een modus die meer gericht is op reflectie en niet doen. Mindfulness kan het Agile werkproces op verschillende manieren ondersteunen. Hieronder lees je 4 voorbeelden van manieren waarop mindfulness een bijdrage kan leveren. 

1. Focus, overzicht en het opmerken van afwijkingen

Een van de uitgangspunten van Agile is dat er een goed overzicht en focus is als het gaat om het werkproces. Uit allerlei onderzoek blijkt dat het trainen van de aandacht zorgt voor meer focus, overzicht. Dit zijn stuk voor stuk aspecten die het werkproces ten goede komen. Al met 10 á 15 minuten oefenen per dag leg je een goede basis. Mindfulness maakt je daarnaast bewuster van automatische- en vaak onbewuste gedragspatronen. Door mindfulness te beoefenen verhoog je als het ware je bewustzijn en vergoot je je vrije keuzeruimte vergroot. Hierdoor ben je in staat om bewuster op (veranderende) omstandigheden te reageren. Door het beoefenen van mindfulness verbetert daarnaast je waarneming, waardoor je afwijkingen en fouten in het proces beter opmerkt.

2. Cognitieve flexibiliteit 

Mindfulness vergroot je flexibiliteit wat zeer handig is in het flexibele Agile proces waarin je plannen en verwachtingen moet bijstellen wanneer dat nodig is. De kern van mindfulness is dat je de werkelijkheid zoals die zich aandient leert accepteren. Je maakt contact met de situatie zoals deze is en in plaats van direct oplossen, wegrelativeren, terugblikken, etc. kijk je pragmatisch naar wat de situatie vraagt en beweeg adequaat mee met wat zich aandient. Door mindfulness te beoefenen versterk je tegelijkertijd je meta cognitieve vaardigheden en bent makkelijker in staat om vanuit een breder perspectief (helikopterview) naar de betreffende situatie te kijken en te zien wat nodig is. 

3. Veiligheid in zelfsturende teams

Een belangrijke randvoorwaarde voor het werken in een goed functionerend zelfsturende team is dat er een veilige omgeving is. Veiligheid impliceert onder meer dat je niet gelijk afgebrand wordt als je een afwijkend geluid laat horen. De kern van mindfulness is dat het een niet veroordelende vorm van aandacht is. Mindful communiceren – o.m. luisteren en spreken met aandacht zonder direct te reageren – kan heel behulpzaam zijn om op een open en respectvolle manier met elkaar te communiceren en ruimte te geven aan wat er gezegd wil worden. 

4. Het verminderen van stress 

Een ander belangrijk aspect van mindfulness is dat het ervoor kan zorgen dat stress afneemt. Je voelt beter aan wanneer lekker werken overgaat in stug doorwerken. Je bent in staat om effectief te schakelen tussen doen en niet-doen en neemt effectieve ‘performance breaks’ die je helpen stress te reduceren en je mentale veerkracht te vergroten. Daarnaast heb je meer focus en overzicht op je belangrijkste doelen en prioriteiten.

4 praktische tips 

1. Aandachtsmanagement

Mindfulness gaat kortweg om het managen van je aandacht en dat is iets waarmee je ook in een projectteam rekening kunt houden. Plan bijvoorbeeld een meeting met het team wanneer dit het beste past met de aandachtspiek in het team. Over het algemeen geldt daarbij dat er in de ochtend meer creatief denkvermogen aanwezig is. Ga eens na met je team wanneer er creativiteit en focus nodig is en wat daarvoor het handigste moment is?

2. Een mindful moment 

Het regelmatig inpassen van een mindful break zorgt voor meer rust en overzicht in het team. Dit is iets dat je eenvoudig kunt doen wanneer je bijvoorbeeld aan het begin van de dag wanneer je een ‘daily-stand-up-meeting’ – hebt. Maar ook in een lastige situatie waarin bijvoorbeeld een nieuw perspectief of een frisse blik nodig is. Het nemen van een korte ‘adempauze’ met elkaar is een effectieve manier om mindfulness toe te passen. Het is ook iets wat je prima individueel kunt doen, bijvoorbeeld voor of na een meeting.

3. Embodied cognition

 Een eenvoudig principe wat effectief is als het gaat om aandacht en creativiteit is dat je staand spreekt wanneer je een meeting hebt. Een meeting die gebruik maakt van het principe van embodied cognition is hierdoor korter, effectiever en er is meer betrokkenheid. Vanuit aandachtsmanagement is het daarnaast belangrijk dat je aanwezig bent in een meeting wanneer je echt betrokken bent bij het onderwerp en dat er niet meer mensen in de meeting zijn – samen heeft het team genoeg aan 2 grote pizza’s.

4. Aandacht in het moment

Een valkuil is dat er teveel wordt stilgestaan bij wat men gisteren of de dag ervoor heeft gedaan. Mindfulness helpt je om te focussen op wat er hier en nu is en daar mee te werken. Wat zijn de huidige risico’s, obstakels en mogelijkheden die je tegenkomt? Over het algemeen zijn we erg goed om de blik te richten op wat er mist en wat er niet goed gaat. In mijn benadering werk ik ook veel met positieve psychologie. Hierbij kijk je vooral op wat werkt en wat goed gaat en waar je meer van wilt. Deze meer waarderende blik zorgt voor meer energie, veerkracht en creativiteit binnen het team en zorgt ervoor dat je beter in staat bent om te gaan met uitdagende situaties.

Mindfulness aanbod voor organisaties en inspirerende white paper!

De onderstaande tips hebben betrekking op aandachtsmanagement wat mindfulness in de werkcontext feitelijk is. Deze en nog veel meer tips en met name ervaringsgerichte oefeningen komen aan bod in de training in de training Mindful Werken. Het is ook mogelijk om met je organisatie of team kennis te maken met mindfulness in een inspirerende introductie-workshop of kennismaking.

Wanneer je een inspirerende white-paper wilt ontvangen over Mindfulness in Organisaties, laat dan even een comment onderaan deze blog achter met daarin verzoek om de whitepaper. Ook wanneer je vanuit eigen ervaring tips hebt die te maken hebben met Agile en Mindful werken is het leuk als je iets achterlaat.

Agile op youtube