Mindfulness in organisaties

In 1979 begon de moleculair bioloog Jon Kabat Zinn met het geven van de MBSR mindfulness training(Mindfulness Based Stress Reduction) aan patiënten met chronische pijn en stress, die uitbehandeld waren. Het MBSR programma leert deelnemers op een andere manier met klachten omgaan en is tot op de dag van vandaag een groot succes. Veel mensen hebben door het volgen van een training ontdekt dat mindfulness effectief is bij het reduceren van stress, angst, pijn en piekeren en dat het de kwaliteit van leven kan verbeteren. Er zijn inmiddels honderden studies naar de effecten van mindfulness.

Naast de traditionele MBSR training kent mindfulness allerlei toepassingen in de organisatie-context. In dit blog zal ik er enkele weergeven en maak ik duidelijk wat de waarde is van mindfulness voor organisaties.

Het fenomeen mindfulness

1. Aandacht en gewaarzijn

Mindfulness is een praktische vaardigheid die iedereen heeft en die getraind of versterkt kan worden.  Grofweg zou je kunnen zeggen dat ons bewustzijn 2 vormen kan aannemen; vergelijkbaar met de lens van een camera. We kunnen de aandacht focussen en daarnaast is ook sprake van een meer open en perifeer gewaarzijn. Op dit moment is mijn aandacht gefocust op mijn scherm en de toetsen en tegelijkertijd ben ik mij bewust van de mussen die buiten vrolijk kwetteren. Door het trainen van mindfulness werk je zowel aan het hebben van een stabiele focus en concentratie als aan het hebben van een meer open gewaarzijn.

Beide kenmerken van het bewustzijn hebben hun eigen kwaliteit. Focus- aandacht zorgt ervoor dat je bijvoorbeeld ongestoord kunt blijven werken en je aandacht bij de taak kunt houden. Het open of perifere bewustzijn zorgt ervoor dat je open blijft de bredere context van je ervaring en informatie uit je omgeving. Door het trainen van mindfulness leer je een optimale balans te vinden tussen de beide kenmerken van je bewustzijn. Door deze balans te vinden ben je beter in staat om je aandacht te beheersen en te richten. Daarnaast verbeteren cognitieve functies die te maken hebben met het geheugen en probleem oplossend vermogen en verbetert de mentale weerbaarheid.

2. Meta-cognitief introspectief bewustzijn 

 Een andere belangrijke kwaliteit van het aanleren van mindfulness is het versterken van je zogenaamd ‘introspectief en meta-cognitief’ bewustzijn. Hierdoor kun je met meer afstand naar interne processen (denken, voelen) kijken. Over het algemeen reageren we direct en automatisch op indrukken en impulsen uit de omgeving. Door deze kwaliteit van bewustzijn te oefenen, kun je op een meer bewuste manier kunt reageren. In dit verband wordt ook wel eens de vergelijking gemaakt tussen mindfulness en een soort van ‘poortwachter’, die informatie filtert, zodat we op een meer wijze en adequate manier kunnen reageren op wat de situatie van ons vraagt. Zo kan mindfulness een bijdrage leveren aan een meer bewuste en ook meer ethische besluitvorming. Daarnaast zorgt mindfulness ervoor dat we meer open staan voor informatie en vergroot deze openheid ons creatief oplossend vermogen.

3. Doen en niet doen
Een derde functie van mindfulness die ook vaak terugkomt is het kunnen schakelen tussen doen en reflectie of niet-doen. Over het algemeen staan we voornamelijk in een soort van doe-modus. Dit wordt ook wel de automatische piloot genoemd. We doen en reageren op een grotendeels onbewuste manier wat allerlei negatieve effecten heeft. Ik vergelijk mindfulness daarom ook regelmatig met het vinden van een neutraalstand of een houding van niet doen. Het regelmatig kunnen toepassen van deze neutrale modus en het effectief kunnen schakelen tussen doen en niet doen heeft allerlei voordelen.

4. Kwaliteiten en hindernissen

Wanneer het gaat om de beoefening van mindfulness / het trainen van de aandacht dan wordt ook vaak gesproken van een aantal kwaliteiten en hindernissen of obstakels. Obstakels die we tegenkomen tijdens de oefening zijn bijvoorbeeld het voortdurend afdwalen van de aandacht, verveling, onrust en twijfel die we tegen kunnen komen wanneer we niets doen. Daarnaast kunnen we een aantal kwaliteiten cultiveren die helpen om met deze obstakels om te gaan. Hierbij kun je denken aan het ontwikkelen van vriendelijkheid, vertrouwen, geduld, accepteren en loslaten. Kwaliteiten die ook van pas komen in het dagelijks werk.

5. Belichaming

Een 5e factor die voortkomt uit de beoefening van mindfulness is de kwaliteit van belichaming. Een groot deel van de tijd brengen we onze aandacht door in gedachten. Gekscherend spreek ik in mijn trainingen wel eens over het ‘hoofdkantoor’. Hier brengen we een groot deel van de tijd door en het hoofdkantoor heeft dan ook heel zinvolle functies als denken, analyseren, plannen.  Met mindfulness vergroten we daarnaast ook het lichaamsbewustzijn. Meer aanwezigheid in het lichaam heeft bijvoorbeeld als waarde dat we ons bewuster worden van allerlei zinvolle signalen die het lichaam en je omgeving je geven. Belichaming is iets dat ook een grote rol speelt in leiderschap. Bij de verschillende toepassingen van mindfulness in organisaties, die hieronder staan beschreven, kom ik hier op terug.

Toepassingen van mindfulness in de organisatie

Hieronder beschrijf ik 3 organisatie-principes waarbij mindfulness van waarde kan zijn. Allereerst Mindful Werken voor professionals, vervolgens Mindful Leiderschap en als laatste de cultuur van de organisatie.

1. Mindful Werken

Een eerste belangrijke toepassing van mindfulness in organisaties is Mindful Werken die professionals leert om op een meer bewuste manier in het werk te staan. Mindfulness wordt hier vooral toegepast als een vaardigheid die deelnemers leert om bewuster te reageren op situaties, meer focus en concentratie te hebben, grenzen en stress-signalen beter te leren kennen en een balans te vinden tussen wat energie geeft en wat energie kost.

De training Mindful Werken vraagt om een heel andere aanpak dan de traditionele 8-weekse MBSR training. De MBSR-training heeft een meer medische insteek en mindfulness op het werk vraagt vooral een praktische insteek die aansluit op de uitdagingen van de werkvloer, zoals werkdruk, hoge verwachtingen en de balans tussen werk en privé. Naast stressreductie gaat het bij mindfulness op het werk om thema’s als het vergroten van creativiteit, focus, veerkracht en het verbeteren van communicatie. Werknemers hebben daarnaast vooral behoefte aan praktische oefeningen die ze kunnen integreren in alle aspecten van het werk.

2. Mindful Leiderschap

Mindful leiderschap gaat om het belichamen van de mindfulness principes als leider. Allereerst gaat het hier om goed kunnen focussen en overzicht houden t.a.v. de belangrijkste prioriteiten en doelen die de je als leider hebt. Focus gaat erom dat je de tijd en aandacht kunt richten op je belangrijkste taken en afleiding minder grip krijgt op je aandacht. Mindful leiders zijn in staat om het pareto principe – 80% van het resultaat komt voort uit 20% van de inspanning – effectief toe te passen. Doordat veel leiders zoveel druk en afleiding ondervinden, is een goede focus is hierbij essentieel. Zonder focus verlies je prioriteiten uit beeld en kost het werk veel meer energie.

Naast focus, speelt helderheid een belangrijke rol. Hierbij gaat het erom dat je op een realistische manier naar de situatie kunt kijken zoals deze is, zonder deze te filteren of te vertekenen door je eigen conditioneringen. Regelmatig nemen leiders de verkeerde beslissing worden fouten en vergissingen gemaakt doordat ze kijken naar de situatie zoals deze was of hoe die zou kunnen zijn. Hierdoor wordt belangrijke aanwezig informatie gemist, die nodig is voor een goede besluitvorming. 

Een ander aspect binnen leiderschap waar mindfulness – zeker binnen meer innovatieve organisatie culturen – een rol speelt is creativiteit. In een wereld die snel verandert en ambigu en complex is, is innovatie en goed mee kunnen bewegen een belangrijke voorwaarde om in te kunnen spelen op wat nodig is. En daarbij is het vaak nodig om bestaande routines en automatische reacties te veranderen en los kunt laten wat niet meer effectief is. Om vervolgens echt nieuwe en originele ideeën op te kunnen laten komen is het een voorwaarde dat je los kunt laten in een niet-weten en openheid kunt creëren in je geest. Mindfulness is een heel behulpzaam vaardigheid bij het creëren van deze ruimte.

Een andere belangrijke factor waarbij mindfulness een rol kan spelen is authentiek leiderschap. Authentiek leiderschap wil onder meer zeggen dat leiders positieve relaties kunnen opbouwen, dat ze transparant zijn naar anderen, dat ze een moreel perspectief of kompas en een hoge mate van zelfbewustzijn hebben. Stuk voor stuk belangrijke factoren voor een goed werkklimaat.
Mindfulness speelt een sterke rol bij authentiek leiderschap omdat leiders zich bewuster worden van het eigen handelen en het daarmee het zelfbewustzijn vergroot. Hierdoor kunnen meer bewuste keuzes worden gemaakt. Daarnaast bevordert mindfulness het empathisch vermogen. Empathie betekent kortweg dat je je goed kunt verplaatsen en inleven in anderen en deze ook goed wilt ondersteunen om zich veilig, verbonden en gemotiveerd te voelen. Empathie is een belangrijke voorwaarde van authentiek leiderschap en het opbouwen van positieve relaties.

Mindfulness kan er ten slotte toe bijdragen dat je meer aanwezig bent als leider. Dat betekent niet dat je meer doet, maar dat je op de momenten van contact echt aanwezig bent in het contact. Niet alleen geestelijk maar ook fysiek. Dit zogenaamd ‘Belichaamd leiderschap’ betekent onder meer dat je helemaal aanwezig bent met lichaam en geest en dat je meer zelfvertrouwen ervaart en uitstraalt. Hierdoor raak je ook minder afgeleid en ben je meer in verbinding met de mensen om je heen. En wanneer leiders echt aanwezig zijn, dan zullen we ook veel eerder de neiging hebben om de betreffende leider te volgen.

3. Mindful Cultuur

De cultuur van een organisatie is de bepalende factor die vorm geeft aan een organisatie. De cultuur wordt sterk bepaald door de leiders en professionals die in een organisatie werkzaam zijn. Met name leiders hebben een aanzienlijke impact op de organisatie-cultuur en wanneer het leiderschap mindful is dan werkt dat door in alle lagen van de organisatie.

Wanneer het gaat om de aspecten van de organisatie-cultuur dan is het ook heel waardevol terug te blikken naar de hindernissen en kwaliteiten die we tegenkomen in de mindfulness-beoefening. Je zou kunnen zeggen dat de hindernissen – slaperigheid, twijfel, onrust, afkeer en verlangen – symbool staan voor de onderstroom van de organisatie. Wanneer deze aspecten niet gezien worden, dan zou dat kunnen leiden tot een vorm van stagnatie van de cultuur en ontstaat er bijvoorbeeld ruimte voor cynisme, frustratie en wantrouwen. De basis van een mindful organisatie-cultuur is aanwezigheid bij wat in het moment aanwezig is. Aanwezigheid biedt vervolgens ruimte voor het cultiveren van kwaliteiten als vertrouwen, loslaten, vriendelijkheid, acceptatie en geduld. 

In een mindful cultuur bestaat bijvoorbeeld een sterk gevoel van vertrouwen in medewerkers. Deze hebben het gevoel waardevol te zijn in het geheel van de organisatie en hebben voldoende autonomie en zeggenschap. De organisatie heeft een sterke focus op het menselijk potentieel en de onderlinge verbondenheid van medewerkers. Daarnaast zijn transparantie en een open cultuur belangrijk. Zowel het geven en ontvangen van constructieve feedback hebben een plaats in de organisatie-communicatie. Een van de modules uit de training mindful werken bestaat daarom ook uit het leren van een meer mindful manier van communiceren. 

Een mindful organisatie vraagt ook om een inrichting die mindful is. De omgeving waarin we werken is sterk bepalend voor onze focus en aanwezigheid. Naast kantoortuinen is het bijvoorbeeld belangrijk dat medewerkers de ruimte en faciliteiten hebben om ongestoord en geconcentreerd te kunnen werken. Afleiding binnen de organisatie zoveel mogelijk wordt geminimaliseerd. 

Krachtig HR instrument

Bovenstaande is zeker geen complete weergave van wat mindfulness is en wat het kan betekenen voor de organisatie. Het is vooral een aanzet die laat zien wat de waarde is van een meer mindful organisatie. Wanneer mindfulness op een goede manier wordt ingezet in de organisatie, dan is het een krachtig HR-instrument, dat leidt tot meer bewustzijn, een betere besluitvorming, veerkrachtiger medewerkers, meer werktevredenheid en een verhoging van productiviteit en efficiency. 

Wil je meer weten over de mindfulness in je organisatie? Je kunt altijd vrijblijvend contact met me opnemen om hier eens over door te praten. In de onderstaande filmpjes op you-tube vind je meer inspiratie als het gaat om mindfulness in organisaties.

Mindfulness in organisaties en Mindful Leiderschap op Youtube